财务会计电算化管理制度

第一章 账务处理

第一条 科目设置：会计科目是设置账户、处理账务必须遵守的规则和依据，电算化账务系统会计科目代码的设置既要满足真容公益会计业务的要求，又要便于电算化处理。根据业务需求，及时追加新科目，但已制单或记账的会计科目不得修改或删除。

第二条 复式记账：电算化账务系统采用借贷记账法。根据借贷记账法的账户结构和记账规则，每笔经济业务必须同时以相等的金额在账户的借方和贷方加以反映。

第三条 填制和复核凭证：会计凭证是用来记载经济业务，明确经济责任的书面证明和记账依据。根据所反映的经济业务填写电算化账务系统的记账凭证。编制会计凭证时，会计科目应填写明细科目。凭证复核时，应逐行审核记账凭证上的分录与原始凭证相符，会计科目应用是否正确等。

第四条 电算化账务系统对账的主要内容有：总账与明细账的核对（由系统自动进行）；现金日记账账面余额与实际库存现金每日相核对；银行日记账账面余额与银行对账单经常核对并查明未达款项；应收、应付款项清理后，总分类账与明细分类账核对。

第五条 凭证账册打印：为使会计信息的安全与完整。电算化账务系统的记账凭证、账册等一律由计算机打印。现金、银行等记账凭证必须当天打印；账页每月打印。年终必须把系统的全部账簿数据打印为书面账簿。

第六条 数据备份：为保证会计工作的正常进行，便于电算化账务系统程序损坏和机器故障后的账务数据恢复，系统的数据要按时进行备份。备份可分为日备份、月备份、年备份三种。日备份在每天业务结束后进行。并保留最近一个每日的数据；月备份在每月底结账后进行；年备份在年终结算后进行。年备份做系统档案保存。

第七条 账务处理流程：原始数据即原始凭证的收集、审核、编码（科目设置）等由会计人员完成；现金、银行由出纳根据原始凭证编制并打印出记账凭证再由复核记账对记账凭证进行复核，最后由系统自动进行记账。根据需要可由系统打印出总分类日记账明细分类账等账务资料。

第二章 电算化报表处理系统

第八条 建立报表结构：电算化会计报表结构由标题、表头、表体、表尾四部分组成。报表的结构应根据综合职能部门规定的列式设置，达到标准化、规范化的要求。

第九条 填写报表数据：为保证会计报表的质量，充分发挥报表的作用，电算化会计报表的数据应全部由系统从账务系统中取得。如某些数据不是直接来自账务系统，则应做到数据来源的口径一致。

第十条 报表处理流程：电算化报表系统的报表结构由会计人员根据要求进行报表格式设计，编辑计算公式，再由系统自动进行计算并打印报表。报表的数据传递（输入）运算汇总由系统自动处理。

第三章  会计档案的管理

第十一条 会计档案是会计核算的重要资料，电算化账务报表系统的会计档案是以数据文件的形式存储在磁盘上会计文件和书面形式的会计凭证等。由于磁盘上的数据文件容易消失和复制因此必须加强对电算化账务报表系统档案的管理。

（一）会计档案的调阅需经秘书长同意并做好调阅记录。

（二）程序盘，文件资料，正副备份盘未经许可不得复制、出借。

（三）对存放的备份要建立目录登记簿，标明备份盘的内容（账套、账期）、正副本、备份时间等。正副备份盘应分别存放在两处，存放地点应安全、防尘、防热、防潮、防磁。

（四）其他事项按会计档案管理办法执行。

第四章  附则

第十二条 本制度由基金会秘书处负责解释。

第十三条 本制度经基金会理事会审议通过，自发布之日起实施执行。